Flexibilitet som konkurrensfördel hos Kjell & Company
Kjell & Company har som affärsidé att sälja tekniska produkter med exceptionellt god service. Då duger det inte med mindre än att de själva har IT-lösningar som uppfattas som helgjutna. Dels är det en fråga om trovärdighet, dels behöver kundupplevelsen hålla jämna steg med förväntningar över tid.
Under de senaste åren har många vant sig vid att utföra sitt arbete på distans. Även yrkesgrupper som tidigare inte haft någon möjlighet att arbeta någon annanstans än från den fysiska arbetsplatsen. Digitaliseringen har också gjort att vi som kunder, invånare och patienter har vant oss vid en helt ny typ av flexibilitet. Vi räknar med att kunna lösa allt fler ärenden själva på nätet, och vi vill ha snabb och personlig service oavsett om serviceupplevelsen är digital eller fysisk.
Som arbetsgivare är förmågan att erbjuda flexibilitet en fråga om att attrahera och behålla rätt personal. För alla verksamheter är det inte möjligt att erbjuda distansarbete i någon större utsträckning, eller ens alls. Men med IT som möjliggörare finns det ändå olika sätt att erbjuda flexibilitet, som exempelvis att göra det enkelt att byta skift, eller att erbjuda systemstöd från mobila enheter. Sömlös uppkoppling och smidiga system med snabba svarstider ger en flexibilitet för medarbetaren under arbetsdagen, vilket leder till en ökad produktivitet samt en bättre upplevelse för kunden. Men en större flexibilitet är inte helt okomplicerad. För den som kan utföra sitt arbete på distans, kan den också bli synonym med gränslöshet.
Visst är det toppen att kunna jobba hemifrån för att kunna ta emot sotaren, eller slå upp datorn ett par timmar på kvällen för att jobba i kapp den tid vi spenderade på banken, och vid besiktningen av vår nya bostad. Men när digitala verktyg ställer dörren mellan arbete och fritid på vid gavel kan det vara en utmaning att avgränsa på ett bra sätt. Oavsett om det beror på en för hög arbetsbelastning, eller för att vi är ambitiösa och tycker att jobbet är väldigt roligt. En arbetsdag som aldrig slutar riskerar att leda till sämre återhämtning och stress. Samma verktyg som ger oss flexibilitet kan användas för att säkerställa att dörren hålls stängd när medarbetarna är lediga, och skapa förutsättningar för en fritid där vi inte blir störda. Erik Ljungdahl som arbetar som IT-chef på Kjell & Company berättar om hur de använder digitala verktyg för både smartare arbetsdagar och kundmöten.
Vårt företag har en ”service i världsklass”-mentalitet som vi värnar om. För oss som arbetar i centrala funktioner är det självklart att vi behöver känna och visa samma engagemang och entusiasm som vi vill att butikspersonalen ska ha med sig i mötet med våra kunder.
Telefoni med fasta nummer via Teams
Företaget genomsyras av ett stort intresse för teknik, och de var därför tidiga med att skaffa Teams till alla butiker och anställda. Även när funktionaliteten som gör det möjligt att ringa ut från det fasta nätet via Teams introducerades var de snabba på bollen för att modernisera telefoniplattformen.
Lösningen fungerade bra direkt och idag går all traditionell telefoni till och från butikerna via Teams, säger Erik Ljungdahl.
Teams-lösningen underlättar också för dem som arbetar i tjänstemannaroller att avgränsa arbetstid och fritid. Genom att koppla det fasta numret till teamsappen i valfri enhet är det enkelt att stänga av funktionerna vid arbetsdagens slut.
Medarbetarna riskerar inte att bli jagade utanför ordinarie arbetstid, så det är ett sätt för oss som arbetsgivare att ta ansvar, tillägger Erik Ljungdahl.
Avlastar kundtjänst och lyfter service
Många samtal till Kjell & Companys kundtjänst handlar om öppettider. Idag använder de en applikation som gör det enkelt att uppdatera alla tider centralt, och som låter kunderna ta del av informationen via webben och talsvaret. Teams-lösningen öppnar också upp för möjligheten att i framtiden styra kundkontakter med större precision. Som exempelvis att matcha rätt ärende med personal med rätt kompetens eller erbjuda service på olika språk.
För oss som arbetar med IT finns det otroligt mycket vi kan göra för att möjliggöra ett ännu bättre kundmöte. Som ett led i att erbjuda mer personlig service håller vi just nu på att rulla ut ett modernt check in-system.
Molnstrategi som håller över tid
Kjell & Company har en molnstrategi som bygger på att de väljer lösningar som en del av en större strategisk förflyttning. De har ett helhetstänk för molnresan, och snarare än att hoppa på olika saker tar de sina tekniksprång lugnt och metodiskt. De har valt Teams för att till fullo kunna dra nytta av digitaliseringens möjligheter utan att skapa en större komplexitet i miljön. De vill ha bra och smidiga lösningar som även avlastar de som arbetar med IT, så att de kan ägna sig åt saker som underlättar för verksamheten snarare än att släcka bränder och administrera.
För oss är det en fråga om trovärdighet. Vi kan inte jobba med teknik och sedan inte själva ha lösningar som inte ger våra kunder och medarbetare en bra upplevelse. Effektivisering av IT leder i förlängningen också till att vi kan hålla bättre priser mot våra kunder, fortsätter Erik Ljungdahl.
Summering
För att IT ska kunna leverera i en ny roll som möjliggörare räcker det inte med att uppdatera tekniken, utan sättet vi bedriver IT behöver också förändras. Det är viktigt att välja en säker, tillgänglig och anpassningsbar infrastruktur som gör det möjligt att addera ny funktionalitet i takt med att verksamheten efterfrågar den, och att göra det utan att miljön blir mer komplex eller att säkerheten kompromissas. När IT har en god förståelse för verksamhetens utmaningar och mål, och använder den som en kompassnål för teknikval, kan tekniken både användas för att erbjuda medarbetarna en mer attraktiv arbetsvardag och återhämtande fritid, samt leva upp till löftet till kunderna.