Distansarbete sätter säkerheten på prov
När både ledning och medarbetare arbetar från andra platser än kontoret prövas säkerheten på många företag. Här kommer en checklista för hur företaget kan göra distansarbetet så säkert som möjligt.
Chris Montgomery/Unsplash
Sätt en tydlig policy för distansarbete
Förutom att ta fram tydliga regler för när, var och hur medarbetare kan jobba på distans finns det mer att tänka på. Ett grundläggande steg är att klassificera de olika typerna av information som finns på företaget för att ta fram regler för de olika informationsklasserna ska hanteras digitalt, inte minst på distans.
Anpassa rutiner och instruktioner
Säkerställ att instruktioner, rutiner och arbetsverktyg är anpassade till nya arbetssätt. Ur IT-säkerhetsperspektiv är det viktigt att medarbetare har tillgång till och använder säkra och godkända tjänster för kommunikation och lagring av information. Se till att ha rutiner på plats för vilken information som får delas i vilka digitala verktyg och plattformar.
Förtydliga processer
Inventera affärskritiska processer i verksamheten. Se till att dessa fungerar, även för de som arbetar hemifrån eller på distans. Säkerställ också planer för kunskapsöverföring så att processerna fungerar även om särskilt kritiska medarbetare inte skulle vara tillgängliga.
Utbildning som fungerar på distans
Ta fram utbildningsmaterial och guider för nya digitala verktyg och tjänster. Se till att det finns rutiner och verktyg för kommunikation och kunskapsutbyte mellan medarbetare. När anställda befinner sig på olika platser är det svårare att underhålla kommunikation och dialog. Bra verktyg underlättar.
Digitala verktyg med tillräcklig kapacitet
Säkra att era digitala verktyg har tillräcklig kapacitet för att en stor andel av medarbetarna ska kunna jobba på distans samtidigt. En viktig fråga är också skalbarhet och att kunna utöka kapaciteten när behoven växer.
Rätt stöd
Hur ser det ut med supportfunktioner? Det är viktigt att medarbetare lätt kan nå organisationens helpdesk. En gruppchatt där man kan hjälpa varandra med tips och råd vara ett nytt sätt att lösa enklare problem. Det finns många plattformar att välja bland, från Microsoft Teams till Slack och Mattermost.
Utrustning
Medarbetare kan behöva utrustning för att effektivt kunna arbeta på distans. Exempelvis en större skärm i hemmet och ett headset för bättre ljud i möten. Det kan också vara lämpligt att se över vilka tjänster som företaget använder för lagring eller kommunikation, se till att även dessa är säkra nog att hantera företagets information även vid distansarbete.