Sju tips till dig som arbetar hemifrån eller jobbar på distans

1. Gör dig redo

Tänk igenom vad du behöver göra för att kunna jobba hemifrån eller på annan plats precis lika bra som på kontoret. Ta en extra titt i förvaringen på arbetsplatsen och glöm inte dator med tillbehör. Dubbelkolla tekniken. Se till att saker som VPN-tjänst fungerar och att du har tillgång till rätt system. För dig som arbetsgivare är det viktigt att dubbelkolla så dina IT-system faktiskt klarar av att många medarbetare samtidigt jobbar på annan plats än den fysiska arbetsplatsen.

2. Använd chatt

Försök att använda chattverktyg mer när du jobbar på distans, särskilt för all löpande dialog med kollegorna. Undvik mejl som lätt skapar en flod av meddelanden som översvämmar kollegornas inkorgar och leder till onödig stress.

3. Ryck plåstret för video

Det är dags att våga rycka plåstret för videokonferenser som i praktiken handlar om att dra bort den där lilla klisterlappen många av oss har för kameran på datorn. Varför då kan man fråga sig? Förutom att det tvingar dig ur pyjamasen så tilltalar videokonferenser flera av våra sinnen och skapar därmed förutsättningar för effektivare möten. Kort och gott: när du är i bild så är du mer alert och fokuserad. Dessutom förväntar sig allt fler medarbetare videokonferens som förstahandsval för möten på distans. Det är inte så konstigt. Video är idag ett naturligt inslag i den digitala kommunikationen mellan människor på sociala medier och i mobilen, inte minst bland yngre.

4. Som mötesledare

Är du mötesledare för ett distansmöte så underlättar det om du sitter för dig själv. Speciellt om mötesdeltagarna deltar från flera olika platser, både på kontoret och hemma. Är du som mötesledare på kontoret så kan det kännas konstigt att sitta själv men risken är annars att deltagarna upplever det som två möten, ett för dem i rummet på kontoret och ett annat för dem som deltar på distans. Tänk också på de som deltar på distans – fråga med jämna mellanrum om de som medverkar per telefon eller video har något att tillägga.

5. Prata inte bara jobb

Se till att lämna utrymme för lite social tid, även på distansmöten. Kläm in 5-10 minuters fikasnack. Det bygger relation och skapar en bättre stämning i teamet.

6. Visa synlighet

Blocka inte kalendern. Försök att få in lite förutsättningslöst snack med kollegor under dagen. Visa att du är ”ledig” i de interna verktyg ni har, till exempel ”grön” i Teams. Vid distansarbete handlar det lika mycket om att andra ska kunna nå dig.

7. Ledarskap och medarbetarskap

För dig som leder på distans är kontinuerlig uppföljning extra viktigt, särskilt om det rör sig om längre tidsperioder då du inte träffar medarbetare och team rent fysiskt.

Rätt verktyg i verktygslådan

Att skapa en trivsam miljö och effektivt arbetssätt på distans handlar lika mycket om beteende som om teknik. Men tillgång till rätt verktyg är självfallet viktigt.