Distansarbete medför nya säkerhetsutmaningar
Distansarbete medför andra säkerhetsutmaningar än de som finns när alla jobbar på kontoret. Ett nytt sätt att arbeta kräver därför också ett nytt tänk kring säkerhet. Här får du tips från vår expert om vad du kan göra för att distansarbeta säkrare.
Fredrik Börjesson, Cyber Security Business Manager på Telia, delar med sig av en bra checklista för hur företag kan göra distansarbete så säkert som möjligt.
1. Hur ser er policy ut?
Först och främst är det läge att se över reglerna för distansarbetet i sig, inte minst när det gäller hur olika typer av information ska klassificeras och hanteras. Det är viktigt att det finns tydliga och uppdaterade policyer för hur olika informationstyper ska hanteras, digitalt och på distans.
2. Anpassa rutiner och instruktioner
Är era instruktioner och rutiner, men också arbetsverktyg, anpassade till ett nytt arbetssätt? Ur IT-säkerhetsperspektiv är det viktigt att medarbetare inte börjar använda konsumenttjänster för kommunikation och informationsdelning, speciellt för att hantera känslig företagsinformation. Se istället till att det finns rutiner för vilken information som får delas i vilka digitala verktyg och plattformar. Behöver alla verkligen ha tillgång till samma information och detaljer, eller räcker det med att några nyckelpersoner hanterar den känsligaste informationen?
3. Förtydliga processer
Vilka affärskritiska processer finns i ert företag? Hur kan ni se till att dessa fungerar bra, även när arbetet utförs på distans? Det är också viktigt att ha planer för kunskapsöverföring så att processerna fungerar även om särskilt kritiska medarbetare inte skulle vara tillgängliga.
4. Utbildning på distans
Finns utbildningsmaterial och guider för nya digitala kommunikationskanaler? Se till att ha rutiner för hur ni inför och utbildar i digitala verktyg så medarbetare kan utbyta kunskap. När alla befinner sig på olika platser blir dialoger lätt mer indirekta.
5. Har de digitala verktygen tillräcklig kapacitet?
Är era digitala verktyg skalbara nog för att kunna användas av en större del av medarbetarna? Se till att de digitala verktyg ni använder har tillräcklig kapacitet för att många medarbetare ska kunna jobba hemifrån, och inte bara några få.
6. Behov av stöd
Hur ser det ut med supportfunktioner? Det är viktigt att medarbetare snabbt kan nå organisationens helpdesk. Ett annat sätt att lösa problem kan vara en gruppchatt där medarbetare hjälper varandra med tips och tricks Det finns många plattformar att välja mellan, från Microsoft Teams till Slack och Mattermost.
7. Utrustning
Vad behöver medarbetarna för utrustning för att arbeta på distans över tid? Finns det möjlighet att låna headsets eller en större skärm att använda i hemmet? Om ni inför nya digitala plattformar för exempelvis lagring av information eller kommunikation, se då till att dessa är säkra nog att hantera företagets information.
8. Tydliga kanaler för information
Det är viktigt att säkra att information kan flöda på ett bra sätt i organisationen, även när alla medarbetare inte befinner sig på samma plats. Det finns risker med bluffmejl som försöker lura medarbetare att öppna dokument eller klicka på länkar. Var därför extra tydlig med varifrån officiell företagsinformation kommuniceras, och genom vilka kanaler.