Så underlättar du samarbeten mellan molntjänsterna

Idag arbetar de flesta i molntjänster av olika slag; med allt från produktivitetstjänster till kommunikation och administration. När du ska samarbeta med andra företag och organisationer är det därför högst sannolikt att parterna inte alltid använder exakt samma tjänster. Det kan till och med vara så att olika arbetslag inom samma organisation använder olika tjänster. Frågan är: går det att samarbeta mellan molntjänster? Om inte, vem måste vika sig och använda den andra partens tjänst?

Struligt i starten

– En stor fördel med att samarbeta i molnet är att man slipper oroa sig för att jobba i fel version av ett dokument, något som är vanligt när man mailar dokument som en bilaga till varandra, säger Henrik Ericsson som är tekniker på Telia. Han hjälper små och medelstora företag med alla typer av IT-frågor och säger att det framförallt är när man ska etablera samarbetsformerna för projektet som de största problemen uppstår:

– Om du till exempel arbetar i Microsoft Teams och bjuder in samarbetspartnern som gäst kan det vara så att de inte får tillgång till rätt resurser, eller att gästen inte har koll på sina inloggningsuppgifter som kan ha skapats vid ett tidigare tillfälle.

Ett annat problem när det gäller samarbete i just Microsoft Teams är när organisationen som bjuder in samarbetspartners inte har sin miljö korrekt konfigurerad:

– Om molnmiljön inte är uppsatt på ett säkert sätt kan det innebära en säkerhetsrisk att lägga till en gäst. Gästen ska ju bara få tillgång till just de resurser som behövs till det aktuella projektet, och det ska finnas rutiner på plats för att ta bort gästen när projektet är slut. Det enklaste sättet att säkerställa att inget extra delas ut är att skapa ett nytt projekt istället för att bjuda in till ett befintligt, säger Henrik Ericsson.

Utgå från projektets förutsättningar

När två parter ska samarbeta och välja vilken molnmiljö de ska använda bör man utgå från de tekniska förutsättningarna för respektive tjänst, tycker Henrik Ericsson:

– Det är bättre att argumentera utifrån de tekniska kraven för projektet, istället för att säga ”jag gillar den här tjänsten bättre”. Om den ena tjänsten inte uppfyller projektets säkerhetskrav blir valet enkelt. Om båda gör det får man utgå ifrån vilka funktioner som respektive tjänst har som är mest användbara i projektet. Den part som ”förlorar” kan trösta sig med att de slipper den extra administrationen det innebär att bjuda in någon till sin miljö.

Håll er till planen

Precis som med andra aspekter av framgångsrika projekt gäller det att ha en genomtänkt och tydlig plan för hur molnsamarbetet ska bedrivas, och att sen hålla sig till den. 

– Ett problem är att hålla sig till planen och inte börja skicka filer via mail till exempel. Det blir snabbt rörigt, och att skicka mail kan vara osäkert om man inte har satt upp kryptering i bakgrunden, säger Henrik Ericsson, och fortsätter:

– Däremot behöver man inte hitta en enda molntjänst som ska klara alla delar av projektet. Det funkar att ha olika tjänster för exempelvis produktivitet, chat, möten och så vidare. Bara man inte börjar skicka filer i chatprogrammet.

Bättre kompatibilitet i framtiden

Molntjänster är här för att stanna och kompatibiliteten mellan tjänsterna är något vi kommer att behöva hantera även i fortsättningen. Henrik Ericsson tror dock att en aspekt kommer att bli smidigare i framtiden:

– Jag hoppas att autentisering av användare mellan olika tjänster kommer att fungera smidigare. Om du har ett Google-konto och blir inbjuden till ett Microsoft-projekt ska du kunna använda ditt Google-inlogg och tvärtom. Idag används BankID till fler och fler tjänster, och det är nog få som skulle vilja ha olika bank-id:n till olika tjänster, avslutar Henrik Ericsson.