Dags att reflektera över kontorens roll i arbetet

Hur vill vi jobba i framtiden

Omställningen till ökat hemarbete ändrade många vanor. Nu har det nya arbetslivet blivit norm, men vissa känner samtidigt att de vill tillbaka till kontoret. Företag trevar för att hitta den policy som passar dem bäst. Är det fortsatt distansarbete som gäller eller ska delar av tiden regelmässigt spenderas på kontoret?

Direktiv som kommer ovanifrån utan att medarbetare har fått en chans att påverka besluten landar sällan bra. De ledare som bara styr istället för att just leda blir sällan populära. Så hur gör man som arbetsgivare och teamledare för att hantera vilken policy som ska finnas för distansarbete?

En bra sak att börja med är att utvärdera kontoret! Hur det används bäst och till vad. Det arbetet bör göras tillsammans med medarbetarna.

Utforma en policy tillsammans med medarbetarna

Ett effektivt sätt att få med sig medarbetare på tåget är att faktiskt inkludera dem i beslutet. Det är viktigt att ställa rätt frågor för att tillsammans kunna göra en djupare analys. Frågan ska inte ställas så enkelt som om det är två eller tre dagar på kontoret som gäller, eller om just torsdagar är en bra dag att mötas för alla? Nej, rätt svar hittas när man gör en djupare reflektion och inventering av kontorets funktioner och matchar det mot medarbetarnas behov. Att stanna upp och analysera vilka uppgifter och aktiviteter som varje enskild individ bäst utför när och på vilken plats är viktigt. Så här kan ni tänka:

1. Bryt ner arbetsuppgifter och aktiviteter så gott det går.

Gör en uppdelning av hur du använder tiden under din arbetsdag. Skapa kategorier som egen fokustid, skrivtid, mötestid eller andra arbetsuppgifter eller moment. Reflektera enskilt eller i grupp om var varje person bäst utför dessa aktiviteter. Någon kanske kan fokusera utmärkt i ett öppet kontorslandskap medan andra har svårt att hitta flow om de sätter sig i ett enskilt arbetsrum med glasväggar (av den typ som är vanliga på kontor idag). Behövs heldagar på kontoret, eller skulle folk tycka bättre om halvdagar tillsammans? Vilka möten vill vi verkligen ha tillsammans på plats? Vad kan vi göra lika bra på distans?

2. Låt de obligatoriska sammankomsterna bli de bästa.

Att tvingas åka in kontoret för att delta i ett möte som inte engagerar, inte är interaktivt, utan bara handlar om delgivning av information som lika gärna kunde gjorts digitalt kan sänka motivationen även hos den mest engagerade. Så se till att det obligatoriska mötet är det lustfyllda, kreativa mötet. Mötet där tankar utbyts och idéer får gro.

3. Släpp fokus på produktivitet!

Många arbetsplatser vittnar om att produktiviteten har ökat av hemarbete. Det är ett bevis på att vi levererar bättre när vi får lugn och ro att styra vår egen arbetsdag på ett mer flexibelt sätt. Men produktivitet är inte allt. Kontoret är inte bara till för att stirra in i en skärm. Samspelet och småpratet är viktigt och förmodligen en anledning till att vissa av oss faktiskt längtar tillbaka ibland.

När ni landat i hur ni vill lägga upp arbetslivet, bestäm även tid för utvärderingar och reflektion. Arbetsbelastning och projekt går i cykler och behov förändras. Därför kan det vara bra att löpande utvärdera det ni bestämt, och vid behov tänka om eller göra om. Se till att ha levande och öppna diskussioner. Det behövs för att få alla att behålla känslan av att de är delaktiga i att utforma sitt arbetsliv efter behov, samt ge förutsättningar att både prestera på topp och må bra. Med dessa processer på plats kan medarbetare utvecklas och trivas på arbetsplatsen kontoret.