Kommunikativt ledarskap som driver förändring

Författaren och rådgivaren Karin Zingmark har över tjugo års erfarenhet av att driva förändring inom området kommunikation, från organisationer som Microsoft, Viasat och MTG. I sin bok ”Maxa snacket” går hon igenom vad som krävs av en modern kommunikativ ledare i den digitala transformationen. Här har vi tillsammans med Karin Zingmark sammanställt det mest väsentliga.

Nya förutsättningar

I en värld präglad av ökande digitalisering som leder till globalisering, högt tempo med krav på transparens, ny konkurrens från oväntat håll samt ett komplext medielandskap går det inte att fortsätta att göra som man alltid har gjort.

Istället för att som tidigare fatta beslut i stängda rum – för att därefter delegera kommunikationen kring beslutet till en kommunikationsavdelning – måste ledare i dag inse att kommunikation är affärskritiskt.

Och för att förstå och agera i takt med en snabbt föränderlig omvärld måste kommunikationen därför lyftas in i beslutsforum för att i en ständigt pågående dialog med kunder, medarbetare och omvärld kunna driva förändring.

Med tillit som grund

Digitalisering innebär i många fall stor osäkerhet kombinerat med ett högt tempo. Rollen som ledare förändras, från att vara den som har svar på alla frågor och som pekar med hela handen, till att vara den som underlättar och främjar förändring.

Forskning visar att medarbetare i organisationer som präglas av tillit känner mer energi och engagemang för jobbet, är mer produktiva, samtidigt som sjukfrånvaro och utbrändhet minskar drastiskt. Att skapa en tillitsfull organisation är med andra ord grundläggande för att kunna leda förändring.

Några tips för att skapa en hög nivå av tillit:
• Ge positiv feedback
• Ge utmanande mål
• Undvik att detaljstyra
• Öppna upp och visa sårbarhet inför organisationen.

Ett gemensamt ”varför” och värderingar som förankras

När ni börjar bygga en kommunikativ organisation handlar det först och främst om att gemensamt ta fram organisationens uppdrag och riktning. Dessa två svarar på frågorna ”Varför finns vi till?” och ”Vart är vi på väg?”.

Framtagandet måste göras tillsammans med medarbetarna för att resultatet ska förankras på rätt sätt och kunna användas för att skapa engagemang. Arbetet bör involvera alla medarbetare, oavsett nivå i bolaget. Att vara delaktig gör att medarbetare bättre förstår och känner passion för sitt uppdrag och känner sig som en del av helheten.

På samma sätt måste organisationens värderingar arbetas igenom, så att de verkligen betyder något. Ett gäng fina ord som hänger på väggen, men som inte reflekteras i det dagliga arbetet, är fullständigt värdelöst. Istället behöver ni jobba fram ett fåtal kärnvärden som kontinuerligt konkretiseras genom faktiska beslut och som märks i hur ni agerar.

Utbilda kommunikativa ledare och medarbetare

Tiden då hanteringen av verksamhetens kommunikation delegerades till en central enhet är sen länge förbi. Nu gäller det att utnyttja kraften hos alla medarbetare för att bygga relation med omvärlden och driva förändring genom dialog.

Men det är först när det finns en tillitsfull organisation, som drivs värderingsstyrt med ett gemensamt ”varför” som det är dags att vrida på kranarna och börja utbilda kommunikativa ledare och medarbetare.

Ett tips är att utbilda all medarbetare i hur olika sociala medier fungerar. Levandegör er sociala mediepolicy så att alla vet och förstår vad som gäller. Gör det enklare för medarbetare att dela företagsinfo i sina egna kanaler genom att samla alla företagskonton på ett ställe, exempelvis på ett intranät. Använd en gemensam hashtag och kom ihåg att uppmärksamma kommunikativa stjärnor på företaget och göra dem till hjältar!

Konkreta tips

Att arbeta papperslöst är en kommunikationsförbättrare som har hängt med länge vid det här laget. Men nu finns det bättre verktyg än någonsin för att se till att företaget verkligen blir papperslöst, och därmed effektivare. Information är ju inte längre bunden till en fysisk plats. För medarbetare blir det också lättare att samarbeta när de slipper släpa runt på tunga pärmar med papper. Många frågor kan då också lösas snabbare.

Se till att det finns rutiner som gör det lätt för medarbetarna att verkligen använda de verktyg som företaget har investerat i. Med en molnlösning där dokument kan sparas och delas finns det exempelvis inte längre anledning att mejla dokument till varandra.

Etablera också (om ni inte redan har gjort det) en möteskultur där alla mötesbokningar har med en länk till Skype, Teams eller liknande. Det ska vara lika naturligt och lätt att delta på distans som att vara med rent fysiskt.