Så kan vi vara sociala och arbeta tillsammans
När Telia pratar om det smarta arbetslivet menar vi att digitaliseringen möjliggör större flexibilitet, inte minst för varifrån man kan arbeta. Vi ser det som lika självklart att ibland jobba hemifrån som att arbeta från kontoret. För att inte tala om möjligheten att ibland kanske jobba från ett kafé. Vi är många som gillar liv och rörelse omkring oss när vi jobbar.
Hybridarbete blir den nya normen
Förr pratade man om distansarbete som en valmöjlighet. Flexibiliteten skulle göra oss mer produktiva och det skulle gå att rekrytera utifrån kompetens snarare än geografi. Distansarbete skulle också bidra till en bättre balans mellan arbete och fritid. Idag ser vi ofta begreppet ”fully remote” i jobbannonser och många vittnar om att de upplever att de blivit mer produktiva när de fått mer utrymme att arbeta fokuserat. Men samtidigt verkar vi sakna att ses. Vi ställer frågan om det går att skapa en känsla av samhörighet i ett digitalt rum, och om vi kan vara kreativa tillsammans i ett videomöte.
Arbete har en viktigt social funktion, distansarbete kräver att vi hittar nya lösningar för att möta de sociala behoven i det digitala.
Ronja Englund menar att vi behöver vara medvetna om att vi påverkas mer än vi tror av de förändringar av arbetslivet som just nu pågår. För den enskilda individen handlar det om en mycket större förändring än att bara flytta arbetsplatsen från kontoret, hem till arbetsrummet, köket eller soffan i vardagsrummet.
När vi inte längre upplever den sociala kontakt som spontant uppstod exempelvis vid kaffeautomaten har lämnat ett tomrum. Det är klart att vi kan vara sociala över digitala kanaler, men det kräver lite mer av oss.
Boka in en kollega eller en kontakt du vill lära känna bättre för en videofika eller promenadsamtal. Självklart kan vi använda våra jobbverktyg även för att umgås. Alla vardagliga moment behöver få en plats i det digitala.
Sociala pauser ger mer kreativitet
Min upplevelse är att vi tänker att digitala möten ska vara så tidseffektiva som möjligt, men det är ju när vi får vara människor med varandra en liten stund som magin uppstår, säger Vendela Dahlén som jobbar med konceptutveckling på Telia.
Hon har många digitala möten med kollegor där de ser till att avsätta gott om tid för att inte hamna under tidspress. Vendela Dahlén har insett att det ofta är under pauserna, där de exempelvis pratar om planer för helgen, som de kläcker de riktigt bra idéerna.
En sund digital möteskultur
För att digitala möten ska fungera bra behöver vi både ha regler och en kultur för hur vi ska agera och vara med varandra. Exempelvis en regel om att alla ska ha kameran påslagen i möten, att man måste säga till när uppkopplingen laggar och bestämma hur vi visar när vi inte förstår. Risken att deltagare checkar ut mentalt från ett digitalt möte är större än när vi sitter tillsammans i ett rum. Dels är det inte lika tydligt för andra när det sker, dels är det en större utmaning att hålla fokus under längre tid i ett digitalt möte.
Om vi inte är tydliga med spelreglerna för möten finns risken att vi hamnar i en låt gå-mentalitet som kan leda till en destruktiv spiral. När vi möts i digitala rum blir det också enklare för oss att undvika samtal som vi tror kan bli obehagliga. Det berättar leg. psykolog Lars-Johan Bastås som arbetar med utveckling av grupper och organisationer.
"När vi samlas i ett fysiskt rum har vi möjligheten att le och ta ögonkontakt. Vi kan hela tiden stämma av att alla är med. Om någon inte hakar på kan vi hämta upp dem igen. I det digitala rummet behöver vi använda oss av andra tekniker.", säger Anna Malmsten som arbetar som kommunikationsstrateg och utbildare.
Samskapande i det digitala rummet
Anna Malmsten är en av många utbildare som fått ställa om från att möta sina elever i en fysisk lokal till att föreläsa och facilitera grupparbeten helt digitalt. Precis som många andra längtar hon ändå ofta efter att vara i ett rum tillsammans med andra människor och se hur resultatet av gemensamma tankar växer fram på vita tavlan. Men med rätt verktyg och förberedelser är digitalt samskapande absolut möjligt, och i några avseenden till och med bättre än vad som går att uppnå i det fysiska rummet.
"Det är enkelt att skapa rum för smågrupper i olika konstellationer och att ge deltagare tid för individuella reflektioner innan hela gruppen återsamlas. Alla får en chans att dela med sig av sina tankar i chatten, snarare än att en person för gruppens talan. Vem har inte varit med om att den som redovisar säger saker man inte själv känner att man kan stå för?", frågar sig Anna Malmsten.
Under Annas utbildningar har hon då och då gästföreläsare och har insett att de tekniska förutsättningarna gör det möjligt att designa frågestunder som håller högre kvalitet än i ett fysiskt rum.
"Efter föreläsningen får alla deltagare tre minuter på egen hand för att formulera frågor de vill ställa. Den som vill ställa en fråga räcker upp handen, och om någon har en följdfråga skriver de den i chatten. ”Händerna” sparas till nya frågor. Strukturen gör att diskussionerna och lärandet når en helt ny nivå.", säger Anna Malmsten.
Det finns mycket att tänka på för en chef på en arbetsplats där alla arbetar virtuellt. Det gäller att få alla att må bra samtidigt som gamla rutiner ersätts av nya.