Vad är en telefonväxel?

Att ringa i timmar utan att komma fram kan driva vem som helst till vansinne. En sådan brist på service är ett effektivt sätt att skicka potentiella kunder i armarna på konkurrenter. Lösningen stavas telefonväxel. Låt oss gå igenom hur en växel fungerar och hur den hjälper företag att bli effektivare.

Växeln tar emot samtal

En telefonväxel är viktig för att fördela och hantera samtal på ett företag. Dess första uppgift är att svara på inkommande samtal. Antingen kan den som ringer behöva göra ett knappval för att bli vidarekopplad, eller så ringer telefonväxeln själv upp flera interna telefoner tills någon svarar. Detta säkerställer att inga samtal missas och att de hanteras snabbt och smidigt av tillgängliga medarbetare.

Allt annat än passiv

Genom att erbjuda olika alternativ för vidarekoppling kan en växel säkerställa att varje samtal får den uppmärksamhet som krävs och tas emot professionellt. En bra telefonväxeln är mer än bara en passiv mottagare av samtal. Den samordnar kommunikationsflödet på ett företag för att optimera effektiviteten och säkerställa att alla samtal tas om hand på ett strukturerat sätt.

Viktig del i företagets kommunikation

Med flera typer av anropshantering (röstmeddelanden, kösystem och automatisk vidarekoppling) kan telefonväxeln rätta sig efter en organisations särskilda behov och öka dess produktivitet. Växelns förmåga att snabbt och smidigt koppla inkommande samtal till rätt mottagare är avgörande för att säkerställa sömlös kommunikation med kunder och partners. På detta sätt blir telefonväxeln en central del i företagets kommunikationsstruktur. Med en telefonväxel på plats undviker företag även automatiska telefonsvarare som kan reta gallfeber på kunder och partners.

Växlar underlättar arbete utanför kontoret

Sedan pandemin har hemarbete blivit en självklarhet i många branscher. Att arbetsstyrkan finns utspridd på olika håll flera dagar i veckan har dock sina utmaningar. Det nya, friare arbetslivet gör därför en telefonväxel ännu viktigare än tidigare. Medarbetare på olika platser måste snabbt och effektivt kunna kopplas samman med potentiella och existerande kunder. Annars riskerar viktiga affärer att gå förlorade.

Från traditionella telefonister till molnet

Telefonväxelns historia tar sin början som en automatisering av manuella växlar. Innan dess sköttes alla vidarekopplingar av telefonister (företrädelsevis kvinnor uppradade med telefon i hand och sedermera headset på huvudet, likt i otaliga journalfilmer och på gamla fotografier).

Analoga växlar installeras på ett kontor med fasta linor till alla anslutna telefoner. Det är dyrt, komplicerat att underhålla och generellt ingen smart lösning för vårt moderna arbetsliv. De fasta telefonernas utdöende bidrar också till att analoga växlar snart är helt borta från kontor runt om i landet.

En digital växel är ett slags mellanting mellan en analog (gammal) växel och en molnbaserad (modern) växel. Det innebär förenklat att en fast telefonväxel omvandlas till en modern molnbaserad variant med fler funktioner och lägre kostnader. Det medför att telefonlinjer kan adderas utan krav på nya kablar.

Molnväxlar

En molnbaserad företagsväxel är ett avsevärt mer flexibelt alternativ än övriga varianter. Molnets kapacitet är som bekant nästan gränslöst, vilket möjliggör anpassning av telefonväxeln efter ett företags specifika behov. Vid behov av ytterligare kapacitet kan en molnväxel enkelt justeras för att möta förändrade förutsättningar.

Med en molnväxel kan medarbetare dessutom ringa, svara och vidarebefordra meddelanden på distans. De svarar enkelt på samtal utanför kontoret med hjälp av en smartphone och tillhörande app.

Molnet erbjuder en anpassningsbar och skalbar växellösning. Det möjliggör användande av alla slags enheter och smidig integration med företagets CRM.

Anställda kan dessutom kommunicera på det sätt som passar bäst. Inte bara via telefon utan även via chatt, meddelanden och videosamtal. Dessutom kan tjänster som röstbrevlåda och samtalsspårning anpassas efter affärsbehov. Detsamma gäller integrationer med IT, ERP-system och företagets webbplats.

Som grädden på moset är molnväxlar i regel betydligt billigare än sina föregångare. Och de passar såväl stora bolag som det lilla familjeföretaget.

Telias telefonväxlar

Vi erbjuder flera olika telefonväxlar för företag. Oavsett bransch och storlek på företag kan en modern telefonväxel effektivisera verksamheten ordentligt.

Spana in nya Smart Connect, en mobil telefonväxel från oss på Telia. Smart Connect är en prisvärd allt-i-ett-växel. Lika lätt som den är att komma igång med, lika fullpackad är den av smarta funktioner. Och priset då? Det ligger just nu på överkomliga 49 kr per användare.